Procédure d'enregistrement des licences individuelles

Retrouvez ce tutoriel en version pdf sur le site du Club des Clubs (www.leclubdesclubs.org) sous "Vos Outils > Téléchargements et tutoriels > Licences", ou en suivant directement ce lien.

Préambule

Depuis 2015, le montant de la licence individuelle est de 3 €. Tous les joueurs des clubs adhérents doivent être licenciés au Club des Clubs, suite à une décision des clubs prise en Assemblée Générale Extraordinaire. Chaque joueur peut être adhérent à plusieurs clubs, mais ne peut être licencié CdC que dans un seul club uniquement.

Rappel : seul le responsable de club a accès à la gestion des licences, comme pour la gestion de l’adhésion de l’association. Si le responsable du club a changé et que vous souhaitez modifier cet accès, vous devez nous en informer en envoyant un mail à portail@leclubdesclubs.org.

L'enregistrement des licences individuelles se fait dans votre portail (portail.leclubdesclubs.org) sous « mes joueurs > Enregistrement de licences ».

Puis

L’enregistrement des licences se fait alors en quatre étapes :

Joueurs précédemment licenciés
Nouveaux joueurs
Récapitulatif
Paiement

1. Licenciez des joueurs qui ont déjà été licenciés dans votre club

Dans cette étape, votre portail vous propose la liste des joueurs précédemment licenciés dans votre club les saisons précédentes.

Vous pouvez filtrer ces joueurs par année de licence et sélectionner tous les joueurs.

Cochez le(s) joueur(s) que vous souhaitez licencier pour cette saison
Cliquez sur

2. Licenciez de nouveaux joueurs dans votre club

Pour licencier de nouveaux joueurs, qui n’ont jamais été licencié au CdC dans votre club (et qui n’apparaissent donc pas dans l’étape 1), deux possibilités s’offrent à vous.

Ajouter des joueurs grâce à l’import un fichier Excel

Téléchargez le fichier modèle en cliquant sur « télécharger le modèle »

Complétez le fichier avec les informations des nouveaux joueurs à licencier (Nom / Prénom / Date de naissance / Email / Pseudo a minima) et enregistrez-le.

Dans le cadre « Importer des joueurs », cliquez sur

Sélectionnez l’emplacement de votre fichier sur votre ordinateur, cliquez sur

Les joueurs importés peuvent alors entrer dans trois catégories :

Certains joueurs de votre fichier sont en effet nouveaux, pas encore connus du CdC :

Ces joueurs seront créés dans votre club, et pourront prendre une licence dans l’étape suivante.

Vous pouvez également ajouter manuellement d’autres licenciés, en cliquant sur et en remplissant le formulaire qui apparait.

Certains joueurs sont connus du CdC, ils étaient licenciés dans un autre club lors d’une saison précédente :

Ces joueurs, déjà créés, vont être importés dans votre club, et pourront prendre une licence sans problème dans l’étape suivante.

Certains joueurs sont connus du CdC et déjà licenciés dans un autre club cette saison :

Ces joueurs seront importés dans votre club, mais ne pourront pas prendre une licence dans l’étape suivante.

Cliquez sur et rejoignez l’étape 3. Récapitulatif

Ajouter des joueurs manuellement via un formulaire

Cliquez sur
Complétez manuellement les champs Nom / Prénom / Pseudo / Date de naissance / Email / (mobile)
Cliquez sur jusqu’à ajouter tous les nouveaux joueurs désirés
Cliquez sur

Les trois cas cités précédemment (nouveaux joueurs / joueurs précédemment licenciés dans un autre club / joueurs déjà licenciés dans un autre club pour cette saison) peuvent à nouveau apparaitre.

Les erreurs possibles

Vérifiez la syntaxe des adresses email de vos joueurs (un @, un nom de domaine .com, .fr, etc…)
Vérifiez la syntaxe des dates de naissance de vos joueurs (JJ/MM/AAAA)
Vérifiez que vos joueurs sont majeurs

Vous obtenez le message suivant :

Vérifiez les erreurs potentielles dans les champs remplis manuellement via le formulaire.

Vérifiez qu’il n’y a pas de ligne vide. Le cas échéant, supprimer la ligne à l’aide de l’icône dédiée (voir image ci-dessous)

3. Récapitulatif

Après l’importe de vos nouveaux joueurs dans l’étape 2. Nouveaux joueurs, consultez le récapitulatif des licences dans l’étape 3 :

Le premier cadre vous indique le nombre de licences sélectionnées dans l’étape 1. Joueurs précédemment licenciés, le deuxième cadre vous indique le nombre de licences sélectionnées dans l’étape 2. Nouveaux joueurs, et le troisième cadre vous indique le nombre total de licences à régler.

Note : Comme le montre la liste récapitulative, les joueurs déjà licenciés dans d’autres clubs cette saison n’ont pas déclenché de prise de licence. Votre club ne paiera pas de licence pour ces joueurs-ci. Si vous souhaitez rapatrier ces joueurs dans votre club, entamez une procédure de transfert de licence.

4. Paiement

Le portail vous présente un récapitulatif du paiement à effectuer.

Cas des clubs bénéficiant d’avoir sur licence(s)

Suite à des erreurs lors de demandes de licences, certains clubs bénéficient d’avoir sur licence(s).

Dans ce cas, l’étape 4. Paiement fera apparaitre une ligne supplémentaire dans le détail récapitulatif, soustrayant automatiquement au total à payer l’avoir détenu par votre club.

Il ne vous reste plus qu’à procéder au règlement de vos licences. Quatre choix s’offrent à vous :

Cliquez sur
Cliquez sur « Confirmer », et réceptionnez le bordereau de licences qui vous a été envoyé par mail.

Réceptionnez le bordereau de licences qui vous a été envoyé par mail.

o Paiement par chèque :	Retournez le bordereau de licences par voie postale ou par voie électronique (adresse postale ou électronique précisée dans le mail reçu). Envoyez le chèque du montant correspondant au nombre de licences prises à l’adresse postale indiquée par mail.
o Paiement par virement bancaire :	Retournez le bordereau de licences par voie postale ou par voie électronique (adresse postale ou électronique précisée dans le mail reçu). Procédez au virement bancaire sur le compte du Club des Clubs, dont les coordonnées sont précisées dans le corps de l’email reçu. Précisez dans les coordonnées du virement le numéro du bordereau et le nom de votre club.
o Paiement par Carte Bancaire :	Complétez les champs nécessaires, puis procédez au paiement. Retournez le bordereau de licences par voie postale ou par voie électronique (adresse postale ou électronique précisée dans le mail reçu).
o Paiement par PayPal :	Après avoir été redirigé sur le site de PayPal, identifiez-vous puis procédez au paiement. Retournez le bordereau de licences par voie postale ou par voie électronique (adresse postale ou électronique précisée dans le mail reçu).

5. Suivre la validation de vos licences

Une fois le paiement validé et votre bordereau de licences reçu, l’équipe du Club des Clubs valide votre demande de licences. Vous recevrez alors un email vous informant de cette validation, et vous trouverez en pièce jointe le reçu de votre paiement.

Retrouvez vos licences joueurs, vos bordereaux de licences et vos reçus de paiement dans votre portail CdC (portail.leclubdesclubs.org) sous « Mon Club > Mes documents ».

Chaque licencié recevra un email l’informant de sa licence, et lui proposant de se connecter à son portail (portail.leclubdesclubs.org), lui permettant, entre autres, de mettre à jour ses informations, rechercher son numéro de licence, participer à la compétition C.N.I.C. online…

Attention, aucun remboursement ne sera émis. Si une erreur apparaît, le club concerné se verra crédité d’un avoir sur ses prochaines licences.